Papieren checklists: een verouderd concept of een verouderd proces?

Checklists of controlelijsten worden overal gebruikt en voor allerlei verschillende dingen. Ze verminderen bijvoorbeeld de kans op een menselijke fout tijdens het kijken en nakijken van elke stap die is uitgevoerd in een productieproces. Op een gegeven moment, wordt het een onbewuste actie omdat we verlangen naar structuur, een gevoel van voltooiing en de zekerheid van succes. Jij hebt waarschijnlijk jouw eigen versie van een checklist, zoals een boodschappenlijst of een wekelijkse “to-do” lijst. Maar wat is eigenlijk de oorsprong van dit concept?

De oorsprong van checklists

Het begon allemaal op 30 oktober 1935 toen een vliegtuig crashte in Dayton, Ohio. De boeing was een revolutionair vliegtuig dat op dat moment werd geïntroduceerd aan het Amerikaanse leger. Het vliegtuig vertrok en vloog een paar kilometer voordat het in brand vloog en uiteindelijk de levens kostte van majoor Ployer P. Hill, van de Amerikaanse Luchtmacht en luitenant Donald Leander Putt.

Alles was geïnspecteerd en er waren geen mechanische problemen. Het ongeluk was een resultaat van een menselijke fout. De “gust-lock” van het vliegtuig was niet open gegaan tijdens het opstijgen. Uit verdere onderzoeken, bleek het dat zelfs de allerbeste piloot niet alle stappen uit zijn hoofd weet.

Dat was het moment dat het idee van een fysieke controlelijst werd geïntroduceerd en deel werd van elk proces in de luchtvaartindustrie. Later volgenden andere industrieën hun voorbeeld.

Wat is er verouderd?

Van het verleden leren we dat menselijke fouten kunnen gebeuren en dat er bepaalde stappen nodig zijn om deze situaties te vermijden. Checklists maken de communicatie tussen verschillende bedrijfsafdelingen makkelijker en geven het bedrijf de mogelijkheid om de taken op dagelijkse basis te reguleren. Dit zijn alle voordelen van een controlelijst, maar waarom noemt men het dan toch verouderd?

We kunnen dit uitleggen met een makkelijk voorbeeld. Laten we naar je smartphone kijken. De software wordt meerdere keren in een jaar bijgewerkt om het besturingssysteem te verbeteren en bugs te verhelpen. Is het dan niet raar dat we nog steeds hetzelfde systeem van checklists gebruiken als toen ze begonnen in 1935? De meeste bedrijven gebruiken nog steeds papier voor hun checklists ondanks dat het hen een hoop tijd en geld zou kunnen besparen als ze een kleine modernisering zouden toepassen.

Veranderingen zijn het resultaat van het willen bereiken van een doel. Kosten besparen, omzet verhogen, efficiëntie verbeteren zijn voorbeelden van zo’n doel.

KAM processen die voor papierwerk zorgen

We hebben een enquête afgenomen onder 450 QHSE specialisten om erachter te komen hoe zij met checklists omgaan. QHSE of KAM specialisten streven ernaar veilig te werken en de beste kwaliteit te leveren. Volgens de respondenten zijn dit de top 5 bronnen van papierwerk:

1. Kwaliteitscontrole
2. Inspecties
3. Non-conformiteit rapporten
4. 5S audits
5. Veiligheidswaarnemingen

Elk van deze ‘bronnen’ hebben een uniek doel, maar het komt allemaal op neer dat het een checklist is. Op de vraag hoe deze specialisten met deze taken omgaan, was Excel de nummer 1 gebruikte tool. Tegelijkertijd, is handmatig gegevensinvoer hun grootste frustratie. Het lijkt erop dat de tool en de frustratie hand in hand gaan.

Resultaten van het onderzoek onder QHSE specialisten, Capptions 2019

"Handmatige invoer van gegevens gekozen als top frustratie onder QHSE specialisten."



Capptions onderzoek, 2019

Lees meer over het digitaliseren van QHSE processen in ons ebook

De gevolgen van werken op papier

Forbes heeft een onderzoek op grote schaal uitgevoerd, waarbij 2000 werknemers uit de VS en het Verenigd Koninkrijk zijn ondervraagd. 80% antwoordde dat ze meer inzicht zouden willen hebben in de prestaties van het bedrijf en 50% zei dat hun prestaties zouden toenemen als ze die inzicht hadden. Medewerkers willen meer betrokken zijn bij het meten van de KPI's van de organisatie. Forbes voegde 5 belangrijke redenen toe waarom Excel slecht is voor de business:

1. Een groot percentage van de medewerkers begrijpt niet alle verborgen tools die Excel te bieden heeft. De enige geïnteresseerde medewerkers zijn de data-analisten en hierbij wordt de rest van de afdelingen buiten beschouwing gelaten.
2. De gegevens worden in grote hoeveelheden gepresenteerd, waardoor er verwarring ontstaat tussen de medewerkers en hierdoor worden de belangrijkste gegevens verborgen.
3. Alle gegevens zijn zichtbaar via spreadsheets en ook hier zou alleen de specialist in staat zijn om deze informatie in een samenhangend taartdiagram of een andere vorm van visualisatie te zetten.
4. Het verliezen van gegevens in Excel is net zo eenvoudig als het drukken op de update-knop. Hierdoor wordt het bedrijf beperkt in het spotten van trends en het vergelijken van gegevens uit verschillende tijdsperiodes.
5. Excel is niet gemaakt om gedeeld te worden, omdat het nauwelijks live of in real-time is. Documenten lopen altijd het risico dat ze per ongeluk worden gewijzigd of verwijderd. Het loopt zelfs het risico om te verdwalen in de inbox van een collega.

Een belangrijk punt met checklists is de techniek van het verzamelen van gegevens. De grootste frustraties van onze respondenten kunnen direct worden gekoppeld aan het papierwerk. Ten eerste is papier een vaste kost op uw balans. Een medewerker gebruikt gemiddeld 10.000 vellen papier per jaar en dat is maar één persoon. Kunt je je voorstellen hoeveel papier er wordt gebruikt voor een hele organisatie en hoeveel dat kost?

De kosten van werken met papieren formulieren

Bovendien wordt in totaal 45% van het geprinte papier weggegooid. De helft van het geld dat in deze voorraad wordt geïnvesteerd, wordt dus verspild. Stel je eens voor hoeveel geld je zou besparen als het gebruik van papier volledig zou worden gestopt. Je hebt namelijk ook nog de kosten voor de inkt en de dure printers.

Als HSE specialist is afval of het ontbreken daarvan van groot belang. Maar hoe kan een organisatie volledig afvalvrij zijn als een groot deel van de gegevens dat wordt verzameld op papier ook een van de grootste afval bronnen is?

Ten tweede kost tijd geld en is het proces van het verzamelen van gegevens door middel van papier duur. Het verzamelen van deze informatie kost tijd en er zijn veel zaken die daarbij komen kijken. Als de gegevens eenmaal zijn verzameld, moeten ze nog steeds online in een document worden gezet om ze goed te kunnen analyseren. Stel je voor dat je in staat bent om de tijd die dit proces in beslag neemt kunt besparen en meer kan focussen op de belangrijke zaken.

Ten derde is een van de grootste principes van EHS samenwerking in plaats van alleen werken. Dit zorgt voor meer efficiëntie binnen het bedrijf. Veranderingen kunnen gemakkelijker worden aangepast als de hele organisatie bewust is van de situatie en samenwerken aan een gemeenschappelijk doel. Het delen van informatie tussen afdelingen kan een uitdaging zijn als het op papier wordt vastgelegd.

"HSE specialisten zijn niet tevreden met hun huidige proces."



Capptions onderzoek, 2019

Uit een score waarbij 1 zeer ontevreden is en 10 zeer tevreden is over het huidige proces, is het gemiddelde van onze respondenten een 5. Er is dus genoeg ruimte voor verbetering en een van de eerste stappen is het realiseren van dat er een probleem is met het huidige proces. Checklists zijn nodig, omdat ze ons de mogelijkheid geven om onderzoek te doen, gegevens te verzamelen en dus ook belangrijke informatie te analyseren.

Conclusie

Het concept is niet verouderd, maar het proces wel. Het laat je niet toe om de volledige potentie uit iets te halen. Checklists zijn dus nutteloos als ze de organisatie uiteindelijk niet helpen.