Een toonaangevende rederij met een vloot van meer dan 20 enorme schepen, variërend van combinatievervoerders tot containerschepen, werd geconfronteerd met
alle gezondheids- en veiligheidsuitdagingen die gepaard gaan met een gedistribueerd personeelsbestand.

Met enorme schepen die vaak wekenlang weg waren en arbeiders constant onderweg waren in verschillende weersomstandigheden met behulp van een op papier gebaseerd veiligheidssysteem, was er geen echt zicht op wat er op de schepen gebeurde.

Hoewel het management regelmatig werd gebeld over de status van de schepen van het bedrijf, waren de rapporten niet echt te vertrouwen omdat het allemaal op papier stond. Een van de belangrijkste problemen was dat bij een klein incident de vereiste documentatie niet onmiddellijk werd ingevuld, vaak als gevolg van barre weersomstandigheden.

Daarnaast waren de schepen verplicht om dagelijkse controles uit te voeren, maar konden de toezichthouders op de wal niet weten of die controles ook daadwerkelijk elke dag werden uitgevoerd. Om het nog erger te maken, werden er veel veiligheidsproblemen gevonden en opgelost terwijl het schip vaart en nooit gemeld.

Wat er in werkelijkheid gebeurde, was dat arbeiders alle vereiste formulieren in één keer zouden invullen, een paar dagen voordat ze in de haven aankwamen.

Het management zou uiteindelijk alleen rapporten over zware ongevallen ontvangen en geen andere betrouwbare gegevens.

Er was geen zicht en geen diepgaande gegevens over wat er gebeurde terwijl de schepen zeilden. Gegevens over gezondheid en veiligheid waren extreem moeilijk te verzamelen vanwege de lange wachttijden.

Veiligheid – eerst en vooral

Dit bedrijf stelt veiligheid boven alles. En als koploper in de sector waren ze vastbesloten om hun gezondheids- en veiligheidsrapportage naar een hoger niveau te tillen. Terwijl ze op zoek waren naar manieren om hun proces te digitaliseren, begonnen ze de internetmogelijkheden van de schepen te installeren en te verbeteren.

Dit maakte het mogelijk om de rapportage te digitaliseren en elk schip te verbinden met het hoofdkantoor voor realtime inzichten.

Een andere drijvende kracht achter de verandering was het engagement van het bedrijf op het gebied van duurzaamheid. Als onderdeel van zijn Digital Innovation-project is het bedrijf altijd op zoek naar manieren om het papierverbruik te verminderen door middel van automatisering en digitalisering. Dit leidde ertoe dat hun veiligheidsleider op zoek ging naar mogelijke hulpmiddelen waarmee het personeel het gebruik van papieren formulieren tot een absoluut minimum kon beperken.

De juiste oplossing vinden

Op zoek naar een oplossing besloot het bedrijf de beschikbare EHS-platforms te verkennen. Nadat ze verschillende oplossingen hadden uitgeprobeerd, besloten ze om voor Capptions te gaan om vier specifieke redenen:

• Het past het beste bij de bestaande workflow en biedt tegelijkertijd alle functies die het bedrijf nodig had in een compleet pakket;
• Dankzij de oneindige aanpassingsmogelijkheden konden ze de oplossing aanpassen aan de bestaande gezondheids- en veiligheidsprocessen van de organisatie;
• Het zou kunnen worden geïntegreerd met hun bestaande business intelligence-systemen;
• Realtime rapportage was eenvoudig te implementeren met Capptions.

Deze voordelen waren extreem belangrijk voor het bedrijf, dus besloten ze hun personeel uit te rusten met de Capptions mobiele app en het Capptions-platform te gaan gebruiken.

Echte transparantie! Eindelijk.

Zodra de schepen Capptions gingen gebruiken, zag het management het effect. Het platform nam niet alleen de noodzaak weg om papieren formulieren mee te nemen, maar maakte ook realtime rapportage mogelijk!

De live BI-dashboards in het hoofdkwartier werden gevoed met Capptions-gegevens, waardoor realtime zichtbaarheid op elk schip mogelijk was en de supervisors aan land werden verbonden met het personeel op zee.

Met Capptions is het inspectieproces volledig gedigitaliseerd. Het hoofdkantoor heeft eindelijk echte transparantie over de activiteiten van alle schepen in hun vloot. De toezichthouders kunnen op de online omgeving inloggen en op ieder moment de actuele status van elk schip inzien.

Dit laat hen weten of de schepen voldoen terwijl ze weg zijn, waardoor audits een naadloos en doorlopend certificeringsproces worden. Het is niet nodig om te wachten tot het schip in een haven is om een audit uit te voeren.

De digitale reis gaat verder

Met de implementatie van Capptions kan het bedrijf niet alleen gezondheids- en veiligheidsaudits digitaliseren, maar ook onderhoudsrapporten en verbetersuggesties. Elk bemanningslid kan nu bijdragen aan het creëren van een veiligere werkomgeving omdat het verzenden van rapporten en observaties naadloos verloopt. Medewerkers zijn ook meer gemotiveerd om problemen te melden, omdat ze het gemakkelijk kunnen doen, waar ze ook zijn.

Het bedrijf implementeert nu stabielere internetverbindingen in hun schepen, zodat het gemakkelijker is om de rapporten en reguliere checklists in realtime naar het management te sturen. Maar zelfs als dat niet mogelijk is, weten ze dat ze op Capptions kunnen vertrouwen omdat het offline werkt.